DLS Solution ha tenuto un incontro sulla tematica:” Magazzino, questo sconosciuto”. Il dott. Manuel Torrisi attraverso delle SLIDES esemplificative, dopo aver spiegato le diverse tipologie di magazzino, si è soffermato sugli errori più diffusi e su come ovviare a tali errori nella gestione del magazzino.
La parola magazzino proviene dall’arabo (makhzan) che significa “deposito”. Gestione magazzino aziendale
Viene utilizzato in due ambiti:
- la struttura logistica in grado di ricevere, conservare e smistare le merci ricevute
- nel campo contabile, indica la gestione delle scorte aziendali
Magazzino Interno
Il magazzino interno o in conto proprio è inserito all’interno di un’azienda. L’azienda riceve le materie prime necessarie per assemblare o produrre il prodotto finale, depositato, successivamente, all’interno della struttura in attesa di essere spedito.
Ogni articolo è possiede un codice articolo univoco, il quale è associato a una descrizione, una quantità e a delle coordinate utili per localizzare il pacco sugli scaffali e sui numerosi ripiani.
Come già accennato nei precedenti articoli, il magazzino interno all’azienda ha un costo di mantenimento elevato, infatti l’azienda proprietaria deve tenere presente:
- costo dell’affitto o dell’acquisto di capannoni appositi
- costi del personale
- costi per la manutenzione
In numerosi casi per la gestione del magazzino le aziende decidono di affidarsi a terzi abbattendo così i costi di manutenzione e mantenimento.
Cross-Docking Points
La parola stessa “magazzino”, come detto qualche paragrafo fa, significa deposito, ma non tutti i magazzini hanno questa funzionalità. Infatti, i cross-docking points sono dei magazzini speciali i quali prevedono l’uscita in giornata della merce, senza aver bisogno degli scaffali da occupare. Questa tipologia di deposito viene impiegato nei casi di merci fresche o di beni che deperiscono rapidamente, i quali, per ovvie ragioni, devono arrivare rapidamente dai rivenditori.
Magazzino In Conto Terzi
I magazzini in conto terzi o di terze parti sono quelli che fisicamente non appartengono direttamente all’azienda, ma sono di proprietà dell’azienda alla quale si affidare la gestione completa del magazzino.
Ci sono numerose soluzioni di deposito, con Easy Logistic è possibile affittare lo spazio necessario (anche nel caso di merci di piccole dimensioni) e mantenerlo il tempo necessario prima di effettuare una spedizione.
Al momento dell’ordine saranno gli operatori del magazzino ad assemblare e assicurarsi che vi sia tutto il necessario affinché la spedizione avvenga con successo.
In base alle dimensioni dell’azienda logistica vi saranno o dei mezzi proprietari che si occuperanno del trasporto della merce oppure ci si affida ai corrieri nazionali come UPS o BRT.
Magazzino Doganale
Il magazzino doganale è pubblico, gestito da società autorizzate sotto il diretto controllo della Dogana dello stato di appartenenza. I materiali in arrivo dagli Stati esteri non appartenenti all’unione Europea vengono depositati in attesa che vengano controllati dagli operatori doganali.
Se stai aspettando una spedizione da uno stato che non fa parte dell’UE, molto probabilmente è fermo in Dogana in attesa di un controllo.
I tempi di attesa variano da dogana a dogana, ad esempio la dogana di Poste Italiane ha un lasso di tempo molto ampio per controllare i pacchi che varia tra i 30 giorni e i 3 mesi.
Magazzino Mobile
Una tipologia di magazzino molto versatile che viene impiegata solo quando necessaria. Non prevede opere murarie ed è costruito con materiali leggeri e facili da montare e smontare (acciaio inox e PVC).
I settori che impiegano maggiormente questa soluzione sono:
- agrario: per la copertura dei raccolti o dei macchinari
- industriale: per lo scarico e il carico delle merci e lo stoccaggio di materiali
- sportivo: nelle stagioni invernali molti impianti sportivi coprono i propri campi (tennis, calcio, piscine) per evitare che le frequenti piogge o nevicate possano rovinarli.
Magazzino Automatico
Il magazzino automatico viene interamente o parzialmente gestito dalle macchine. L’impianto viene gestito tramite terminali posti alla base delle macchine oppure in centro di controllo che segue tutti gli spostamenti e avvisa in caso di anomalie.
I grandi corrieri hanno strutture completamente automatizzate che operano 24 ore su 24, 7 giorni su 7, senza sosta per garantire una spedizione puntuale delle merci in tutto il mondo.
Un esempio su tutti Amazon.
PROBLEMI
Ecco i maggiori problemi che si riscontrano.
#1 – Troppe scorte di magazzino
Se non siamo in grado di definire le richieste del pubblico, si può generare la mancanza o l’eccesso di merce: nel primo caso alcuni clienti restano senza prodotti perché i pochi disponibili sono già stati comprati da altri, mentre nel secondo, i beni avanzati (che spesso rischiano di andare a male o essere rovinati) si trasformano per il titolare in investimenti senza ritorno e capitali immobilizzati.
Si dovrebbe partire analizzando le vendite passate di tutti gli articoli del listino, così da capire quanti pezzi per ciascuno vengono mediamente commercializzati ogni mese.
Se un negozio di elettrodomestici vende 10 lavatrici in 30 giorni, risulta perfettamente inutile stoccarne 50 (al massimo ne bastano 15).
Un altro problema capace di incidere negativamente sulla corretta gestione aziendale è quello di non sapersi organizzare con le stagionalità: capita che d’estate si registri un picco di richieste su macchinette tagliaerba, ombrelloni o tavoli e sedie da giardino?
In quelle settimane è opportuno aumentare le scorte della merce più redditizia, ricordandosi di diminuirle non appena il periodo termina.
#2 – Imprecisioni nella registrazione dei prodotti e nelle movimentazioni
C0mpresa quanta merce serve per evitare gli esuberi e soddisfare tutti i clienti, occorre prestare grande attenzione ai errori fatti dai dipendenti o da noi stessi nella registrazione dei prodotti in entrata o in uscita: i conteggi sbagliati durante la ricezione o l’evasione degli ordini ed i frequenti furti, provocano all’impresa perdite di denaro più o meno consistenti che, a lungo andare, possono danneggiare irrimediabilmente le sorti del business.
Per abbassare al massimo la possibilità che la corretta gestione magazzino venga compromessa da leggerezze ed errori umani come quelli appena descritti, è importante adottare una tecnologia che permetta di arginare il problema riducendo ai minimi termini le imprecisioni.
L’utilizzo di un software per la gestione e registrazione che consente lo scambio elettronico dei dati o di scannerizzare i codici a barre di tutti gli articoli presenti in magazzino, è il metodo migliore per ovviare al problema.
Già grazie a questi semplici escamotage, il numero di sviste ed inesattezze da parte dei dipendenti può calare moltissimo migliorando l’intero andamento dell’attività.
#3 – Priorità sbagliate
Restando in tema di buona gestione aziendale, quando c’è di mezzo un magazzino risulta assolutamente necessario dedicare ad ogni articolo disponibile il giusto quantitativo di tempo e risorse: se le schede per la registrazione dei singoli prodotti includono 20 voci ma, di fatto, quelli poi utilizzati ed analizzati sono soltanto 5, è davvero inutile passare ore ed ore a compilare con minuzia i campi meno importanti.
Identico discorso va fatto per la merce meno venduta: perché sprecare preziosi minuti di lavoro concentrandosi sulla catalogazione compulsiva di beni che non vengono mai richiesti dal pubblico?
Il modo migliore per procedere in casi del genere è sicuramente quello di individuare gli articoli più redditizi (di solito sono il 20% del totale) e di dedicare agli stessi la maggior parte dello sforzo, riservando agli altri un’attenzione più marginale.
Stessa cosa vale anche per le voci da compilare nella scheda di registrazione prodotto: focalizzarsi soprattutto sui campi indispensabili evitando di commettere sviste.
#4 – Fogli di calcolo invece di software adibiti
Chi incentra la gestione magazzino (ma anche quella aziendale) sull’utilizzo di fogli di calcolo come quelli di Excel, rischia di perdere informazioni importanti a causa di salvataggi scorretti, modelli complessi e poco funzionali o cancellazioni accidentali da pare dei dipendenti: visto che la sincronizzazione degli inventari con questi software non è pienamente sicura, bisogna tutelarsi con altri strumenti capaci di ridurre al massimo le possibilità di errore.
Chiunque voglia eliminare questi rischi, può optare in favore di soluzioni software come Danea Easyfatt che, grazie alle loro funzionalità di inventario ed alla possibilità di utilizzare database centralizzati, riescono a garantire maggiore controllo e protezione dei dati.
Inoltre, i software gestionali sono strumenti pensati appositamente per semplificare la gestione e l’operatività aziendale e quindi in grado di migliorare fortemente le prestazioni delle attività stesse.
I software come Excel sono straordinari strumenti di analisi, ma non possono sostituire un programma gestionale per lo stesso motivo per cui una zappa col bastone in legno è un’ottimo strumento per fare piccoli lavori di giardinaggio, ma se siete un agricoltore che lavora diversi ettari di terreno userete un aratro!
#5 – Mancanza di copie di backup dei dati di magazzino
Fondamentale nella gestione aziendale come nella gestione di magazzino è garantire sempre integrità e accessibilità dei dati. La mancanza di un backup delle informazioni sulla merce acquistata, stoccata e venduta è una mancanza che un’azienda può pagare molto cara.
Casi di furto, incendio o un banale incidente (delle voci cancellate per errore) sono casi remoti finchè non ci toccano di persona. Il rischio che le informazioni registrate nel corso del tempo vengono smarrite o distrutte è eccessivamente oneroso per lasciare al caso il destino di queste. Inoltre, spesso il costo di difenderle è estremamente basso, se non il più delle volte nullo!
Per fronteggiare situazioni di questo tipo esistono moltissimi modi diversi. I più comuni sono l’acquisto di semplici chiavette USB ed hard disk esterni (da tenere in ambienti diversi dal luogo di lavoro) in cui inserire periodicamente tutti i dati più importanti. Ma, quello che spesso non si considera, è il fatto che questi oggetti sono molto meno affidabili di altri molto più comodi e spesso meno costosi.
Fare copie backup giornalieri dei dati su cloud, per metterli al sicuro da qualsiasi evento nefasto, è il più delle volte gratuito con servizi come Dropbox o Google Drive se la mole di dati non è particolarmente gravosa.
Oltre a questo, può poi essere utile in alcuni casi inviare ogni mese una copia dell’inventario al proprio commercialista, di modo che, se proprio qualcosa dev’essere smarrito, di sicuro non si perde l’intero storico delle statistiche, ma solo quello degli ultimi giorni.
Gestione magazzino aziendale
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